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Text File  |  1994-06-10  |  8.3 KB  |  176 lines
  1. January 1991
  2.  
  3.                        NCIC TRAINING:  HIT OR MISS
  4.  
  5.                                     By
  6.  
  7.                               Don M. Johnson 
  8.                               Special Agent 
  9.                      FBI Headquarters, Washington, DC
  10.  
  11.  
  12.      Today, the National Crime Information Center (NCIC)
  13. continues to be the best example of law enforcement cooperation.
  14. Information on wanted persons, stolen guns, stolen articles and
  15. securities, unidentified bodies, and computerized criminal
  16. history information is available to virtually every police
  17. agency in the United States.  However, without proper training
  18. on the use of NCIC and State computer systems, law enforcement
  19. agencies could lose their tactical edge and may no longer be
  20. able to ensure that their employees perform their duties as
  21. efficiently and accurately as possible.
  22.  
  23. NCIC IN BRIEF
  24.  
  25.      Management of NCIC is shared between the FBI and the
  26. Advisory Policy Board (APB).  The APB consists of 20 elected
  27. State representatives, 6 individuals appointed by the Director
  28. of the FBI, and 4 representatives of national law enforcement
  29. organizations, including the International Association of Chiefs
  30. of Police, the National Sheriff's Association, the National
  31. District Attorneys Conference, and the National Probation and
  32. Parole Association.  Together they set policy and procedure for
  33. NCIC's 59,000 users.
  34.  
  35. LAW ENFORCEMENT AND NCIC TRAINING
  36.  
  37.      Law enforcement training in the 1960s saw an explosion of
  38. minimum standards for police officers nationwide.  From then on,
  39. officers were required to be trained and certified prior to
  40. active duty.  This training included such topics as legal
  41. issues, firearms, mechanics of arrest, report writing, first
  42. aid, and defensive driving.  These minimum standards for police
  43. have greatly increased the quality of law enforcement in the
  44. United States today.
  45.  
  46.      Prior to 1984, the responsibility for training NCIC and
  47. State terminal operators was left to the discretion of the
  48. various State criminal information system managers.  These
  49. managers decided the amount and type of training given to
  50. terminal operators.  As a result, the APB noted marked
  51. differences in the types and quality of NCIC/State system
  52. training that terminal operators were receiving.
  53.  
  54.      The APB also recognized that many States limited their
  55. training to terminal operators, and as a result, the training
  56. was very technical in nature.  However, by limiting training to
  57. terminal operators, many states neglected the training needs of
  58. officers, investigators, and administrators, especially in the
  59. areas of data quality and user compliance with policy issues.
  60. For these reasons, the APB mandated that by December 31, 1986,
  61. all 50 states were to have NCIC training programs in place for
  62. the following four separate personnel levels: (1)
  63.  
  64.      *  Terminal Operators--Must be trained and tested within
  65.         6 months of employment or assignment.  Their proficiency
  66.         must also be retested biennially.
  67.  
  68.      *  Criminal Justice Practitioners--The daily users of the 
  69.     NCIC/State systems are required to receive entry level
  70.     and inservice training.  They must be taught what
  71.         signifies a "hit," the levels of probable cause needed 
  72.     for arrest, the need for hit confirmation, the 
  73.     idiosyncrasies of soundexing, and the availability and
  74.     searchability of various fields within a record.
  75.  
  76.      *  Criminal Justice Agency Records Personnel--Individuals
  77.     who control the records management systems in every law 
  78.     enforcement agency are required to be completely
  79.     familiar with all NCIC/State systems policy and
  80.     procedure matters.
  81.  
  82.      *  Criminal Justice Administrators and Upper-level 
  83.     Managers--Must have a thorough knowledge of NCIC 
  84.     regulations, including training, audits, sanctions, and
  85.     the related civil liability issues to guide them in
  86.     protecting their agencies from law suits.
  87.  
  88.      Since NCIC's beginning in 1967, one law enforcement agency
  89. in every State has assumed the responsibility for managing that
  90. State's computer system and its relationship with NCIC.  This
  91. agency is known as the Control Terminal Agency (CTA).  Each CTA
  92. has also designated one individual within that agency to assume
  93. the responsibility for complying with NCIC policy and procedure
  94. issues.  This individual is known as the Control Terminal
  95. Officer (CTO).  The CTO in each CTA has training programs
  96. available for all law enforcement agencies within that State.
  97.  
  98.      The NCIC training policy was made intentionally broad to
  99. allow the CTAs to employ a wide variety of methods.  Under this
  100. policy, each CTA has the flexibility to create its own training
  101. program using available resources.  Since the policy and
  102. procedures mandated by NCIC and the APB apply to all 50 States,
  103. as well as Federal users, each State has incorporated national
  104. policy issues into its training programs.  As a result, the
  105. quality of the data in computerized systems and compliance with
  106. national and State policy issues has become a priority in State
  107. training programs.
  108.  
  109.      Even though training in one State may be handled
  110. regionally, another State may centralize its training program.
  111. Yet, no matter how a State trains its personnel, all must teach
  112. nationwide policy and procedural issues mandated by the APB.
  113. This provides assurance to the criminal justice community that
  114. terminal operators, police officers, record managers, and
  115. administrators across the country receive adequate and uniform
  116. training on such important issues as hit confirmation,
  117. validation, and the necessity for entering information into NCIC
  118. and the State systems in a timely and accurate manner.
  119.  
  120. IMPORTANCE OF ADEQUATE TRAINING
  121.  
  122.      Complete and proper use of NCIC/State computer systems can
  123. save the lives of police officers, fugitives, and innocent
  124. citizens.  Tragically, in one recent case, a terminal operator
  125. failed to enter a stolen vehicle into NCIC in a timely fashion.
  126. Instead, the operator waited for additional information before
  127. making the vehicle entry.  A police officer on routine patrol
  128. stopped a car that fit the description of a stolen vehicle,
  129. queried NCIC, and received a negative response.  When the
  130. officer approached the vehicle, the car thief killed the
  131. officer.  This tragedy could have been prevented if the
  132. operator were trained as to the minimum criteria for entering
  133. stolen vehicle records into NCIC.  Unfortunately, many similar
  134. examples exist as a result of improper use or inadequate
  135. training of NCIC and State computer systems.
  136.  
  137.      Use of available NCIC and State systems will also generate
  138. investigative leads for law enforcement agencies.  Through
  139. training, officers have become more aware of the Interstate
  140. Identification Index, State data bases, public domain data
  141. bases, and the National Law Enforcement Telecommunications
  142. System (NLETS).  For example, when an officer obtains an arrest
  143. warrant, the Interstate Identification Index is queried.  When
  144. positive identification is made, the Index will produce aliases,
  145. fingerprint classifications, places of birth, Social Security
  146. numbers, and a multitude of other descriptive information that
  147. will aid the department in its search for the fugitive.
  148.  
  149. CONCLUSION
  150.  
  151.      Just as terminal opeators' adrenaline rises when an NCIC
  152. "hit" appears on the monitor, police administrators' adrenaline
  153. should also rise if they have not provided their employees
  154. with the best available training in NCIC and State computerized
  155. system use.  But, by using the State NCIC training programs
  156. available through each State's Control Terminal Agency, police
  157. administrators can be assured that their employees enter
  158. accurate and complete information into NCIC, know how to
  159. interpret the information accurately in the system, validate
  160. active records, and promptly remove old records from the system.
  161. While doctors can change a prescription and lawyers can
  162. cross-examine witnesses, the law enforcement employee must often
  163. make swift decisions based on the instantaneous results of NCIC
  164. and State system inquiries.  All law enforcement agencies must,
  165. therefore, ensure that law enforcement employees are able to use
  166. the NCIC and State systems.  For someone, there may not be a
  167. second chance.
  168.  
  169.  
  170. FOOTNOTE
  171.  
  172.      (1)  U.S. Department of Justice, Federal Bureau of
  173. Investigation, "Minutes National Crime Information Center
  174. Advisory Board," October 17-18, 1984, pp 311-312.
  175.  
  176.